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Les points à vérifier pour répondre à un appel d’offre

Les points suivants vous aideront à identifier les premiers éléments à vérifier lorsque vous êtes intéressé à répondre à un appel d’offre. Ils vous aideront aussi à évaluer votre capacité à répondre aux exigences de l’appel d’offre ainsi que vos chances d’obtenir un contrat.

1. Identification des critères obligatoires
On identifie rapidement, soit dans le résumé du contrat, soit dans le cahier des charges, les critères obligatoires car ils sont généralement précédés par le mot « doit ». C’est en quelque sorte la condition pour qu’une entreprise soit éligible à soumissionner. Voici quelques exemples de critères obligatoires :
nombre minimal d’années d’expérience, projets passés, cote sécuritaire, bilinguisme, certifications de l’industrie, etc.

2. Identification des critères cotés
Pour plusieurs appels d’offres, on utilise un système de pointage en fonction de critères précis pour évaluer l’aspect technique et/ou financier d’une soumission. La note ainsi attribuée aux soumissionnaires servira à choisir le gagnant ou établir une liste des finalistes. Vous devez connaître les critères cotés puisqu’il vous faudra établir une stratégie qui vous permettra de vous positionner par rapport à vos compétiteurs.

3. Demande de documents et de certifications 
Tout appel d’offre contient des exigences en matière de documents à fournir. Il est donc important d’identifier ceux-ci très tôt afin de vous assurer de les avoir ou les préparer à temps pour être éligible à l’appel d’offres. Voici quelques exemples de documents à fournir :
Curriculum Vitae, références, dépôts divers, etc.

4. Respect des délais
Dans votre soumission, vous aurez à démontrer que vous pouvez répondre aux délais d’exécution demandés dans l’appel d’offre. Assurez-vous que vous connaissez les échéances et avez la capacité de rencontrer ces délais. Une simple déclaration que vous allez rencontrer les délais ne suffit pas.

5. Clarification de l’appel d’offres
Une erreur commune à plusieurs soumissionnaires est de présenter une soumission même si certains éléments de l’appel d’offre ne sont pas clairs. Il est extrêmement important de bien comprendre le besoin du client ainsi que l’ensemble du processus d’évaluation. Une mauvaise interprétation des exigences de l’appel d’offre ou des besoins du client peut signifier la perte du contrat ou le rejet de votre soumission. Il est donc important d’identifier les éléments que vous ne comprenez pas afin de les clarifier auprès de l’acheteur.