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Foire aux questions

Extrn

What are the advantages of working with Extrn ?

Extrn offers a variety of advantages on the research for public request for proposals:

  • Enjoying a very good knowledge of the public sector, Extrn does its personalized research on more than 250 different websites.
  • Extrn sends you every morning, in one email, the new requests for proposals from all our monitored websites that could personally interest you.
  • The quicker you get the information, the more time you have to prepare for your proposal.
  • Extrn also offers you consulting sessions to help you better prepare your proposals.
  • With more than 20 years of experience, you can count on Extrn fidelity. Meaning that you won’t ever need worry again about hiring or re-hiring staff assigned to request for proposals research.

Who are we talking about when we reach "public markets"??

In government contracts, we often directly think about and limit ourselves to the federal government offers. However, the public market is much wider than that. It includes all transactions between public or para public organisms and private suppliers. Public and para public organisms include all ministries, state-owned companies, offices, municipalities, schools, hospitals, and others. Private suppliers are everything from independent workers to SMI and big firms.

On the public markets, we find a number of requests for proposals on products and services (textile, papermaking, tools, furniture, software, vehicles, specialized products, etc.), professional services (architecture, cleaning, engineering, printing, management, etc.), construction (building, road, bridge, demolition, etc.) or auxiliary services (security, marketing and travel agencies, etc.)

To find out who are you potential clients, visit our blog on the public market!

Is there a unique place where we can find all the calls for tenders?

The answer is no. Federal contracts are on Merx and provincial ones all have their own website. In addition, there are some more websites for municipalities, transport corporations, governmental organisms, etc.).

In which language should I write my proposal ?

For the federal government, the law on official languages allows you to write your proposal in the official language of your choice. However, when you’re dealing with evaluators as you are when tendering, it is always to your advantage to have every one of them understanding you. That is why it is preferable to write in the language of the targeted region, as long as you’re able to do so while still expressing yourself correctly and conveying the right information for your company. In example, for a tender offered in Ottawa, we would prioritize English.

What are the tips an tricks to answer a tender correctly?

  1. First, transfer the pdf document to word format. Next, keep all the questions to which you need to answer and erase the rest. Then, answer each of those questions while keeping the same numbering so that the evaluator can easily understand.
  2. Refer to the appendix pages where you can put all requested documents, certificates, etc.
  3. Do not use the subjunctive. If you can do it, state it clearly, not that you “could” do it. The language and tone used influences the evaluators and gives them confidence in your company upon reading it.
  4. When we prepare a proposal, we need to be aware that the evaluator has a lot of them to read. Favour simplicity and clarity. Think about writing style, text size, etc. it is better to use point form, diagrams, tables, giving a better looking presentation and emphasizing on important information.

Need more help? Do not hesitate to ask for our consulting services.

Marchés publics

A few definitions on the public market

  • Request for Quotation (RFQ)

    Generally, when the price is the critical factor ; the selection is made on a price basis. Everyone is evaluated on the same criteria.

  • Request for Proposal (RFP)

    The selection is based on different specifications (price, physical specifications, point of delivery, quality, etc.)

  • Request for Information (RFI) or Letter of Interest (LI)

    Used when detailed informations and comments are required of the suppliers. It is possible that these requests describe an eventual need and ask suppliers to demonstrate their capacity to satisfy this need, collecting ideas and suggestions on the way the eventual request for proposal will be structured

    There is no contract offered after this kind of request. However, participating to it gives you an edge once the request for proposal gets published. It is a good way to influence it as well.

  • Request for Standing Offer (RFSO)

    Its goal is to put in place a standing offer with one or many suppliers. Then, ministries can directly order from suppliers, owning a standing offer, as we go along with their needs.

  • Request for Supply Arrangements (FRSA)

    Its goal is to put in place a list of pre-authorised companies that meet precise qualifications. Then, ministries can procede to request for proposals between companies holding an arrangement in terms of procurement.

La demande de proposition (DDP)

La sélection est basée sur de multiples caractéristiques (prix, caractéristiques physiques, lieu de livraison, qualité, etc.). (RFP – Request for Proposal)

La demande de renseignements (DR) ou la lettre d'intérêt (LI)

Utilisée lorsque des renseignements et des commentaires détaillés sont exigés des fournisseurs. Il se pourrait que ces demandes décrivent un besoin éventuel et demandent aux fournisseurs de démontrer leur capacité de satisfaire ce besoin et de fournir des idées et des suggestions sur la façon dont la demande de soumissions éventuelle pourrait être structurée.Il n’y a pas de contrat offert à la suite d’une telle demande. Par contre, en ayant participé vous êtes ainsi au courant concernant l’appel d’offre qui suivra éventuellement. C’est un bon moyen d’influencer l’appel d’offres. (RFI – Request for Information or LI – Letter of Interest)

La demande d'offres à commandes (DOC)

Vise à mettre en place une offre à commandes avec un ou plusieurs fournisseurs. Par la suite, les ministères peuvent commander directement chez les fournisseurs, détenant une offre à commande, au fur et à mesure de leurs besoins. (RFSO – Request for Standing Offer)

La demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA)

Vise à mettre en place une liste de compagnies pré autorisées qui répondent à des qualifications précises. Par la suite, les ministères peuvent procéder à des appels d’offres entre les compagnies détenant un arrangement en matière d’approvisionnement. (RFSA – Request for Supply Arrangements)

Commercialisation

Comment gagne-t-on des contrats sans appel d'offres?

Les appels d’offres publics sont un mécanisme pour attribuer des contrats de grande envergure (d’une valeur de plus de 100 000$), des contrats pluriannuels ou pour des contrats où l’on désire avoir de la concurrence afin d’obtenir un meilleur prix. Pour les achats moins importants, on a recours aux appels d’offres sur invitation et aux contrats gré à gré.

  • Sur invitation: Les acheteurs invitent tour à tour certaines entreprises à soumissionner en leur envoyant une invitation à soumissionner.
  • Gré à gré: L’acheteur peut acheter systématiquement un produit ou un service, sans avoir recours à quelconque concurrence. Cece peut arriver pour toutes sortes de raisons, mais surtout s’il y a un fournisseur unique pour un produit spécialisé, un manque de concurrence dans le marché, un besion urgent, etc.

C’est la responsabilité du fournisseur d’influencer l’achat vers ses produits ou services en communiquant avec les organismes pour se faire connaître.

Trouvez un organisme d'achat et demandez à être invité à soumissionner

Vous pourriez appeler toutes les municipalités et les autres organismes de votre région mais les chances que vous tombiez sur la personne qui s’occupe des achats pour vos produits ou vos services est quand même assez mince. Il faut être plus efficace.

On vous propose ici une manière de trouver ceux qui achètent ce que vous vendez en démarrant par la fin. Faites une recherche des contrats passés, mais quand même assez récents, qui ont été accordés sur invitation ou gré à gré pour des produits et services semblables aux vôtres.Vous pouvez également vérifiez si les entreprises à qui ces contrats ont été accordés sont similaires à la vôtre (si elles offres approximativement les mêmes produits ou services).

On ne sait souvent pas où classer ces renseignements hétéroclites et lorsqu’on les recherche par la suite, on ne sait plus où les trouver. Prenez des notes et colligez le tout dans un tableur électronique ou dans un logiciel «nuagique» gratuit comme Evernote (www.evernote.com), afin de pouvoir créer une mémoire corporative.

Le Séao, dans son interface de recherche avancée, permet de cibler soit les organismes d’achats (si vous savez à qui vous voulez vous adresser), le statut d’avis pour gré à gré ou encore sur invitation.